Küçük ve orta ölçekli oto servislerin en büyük sorunlarından biri, müşteri bilgilerinden araç geçmişine, kullanılan yedek parçalardan tahsilat takibine kadar birçok bilgiyi dağınık şekilde (defterlerde, Excel dosyalarında, hafızada) yönetmek zorunda kalmalarıdır. Oto Servis Takip Sistemi ise bunları basit ve rahatça kayıt altına almanızı sağlamakta.

Bu Sistem Kimin İçin?

Bu uygulama; tek şubeli tamirhaneler, oto elektrik / lastik / bakım servisleri gibi günlük olarak çok sayıda müşteri, araç ve iş emri yöneten işletmeler için tasarlandı. Kağıt üzerinde veya farklı Excel dosyalarında tutulan kayıtları tek bir çatı altında toplayarak, işletmenin geçmişe dönük her bilgiye saniyeler içinde ulaşmasını sağlar.

Genel Bakış: Sistem Neler Sunuyor?

• 👤 Müşteri yönetimi (firma bilgisi, bakiye takibi dahil)
• 🚗 Araç kayıtları ve sahiplik geçmişi
• 🧾 Detaylı iş emri sistemi (hizmet, parça, ödeme, fotoğraf tek ekranda)
• 🔩 Parça/stok takibi ve otomatik stok düşme
• 💳 Çoklu ödeme yöntemi desteği (nakit, kart, havale, tedarikçiye borç mahsubu)
• 📸 Fotoğraf ve diagnostik arıza kodu görüntüsü ekleme
• 📊 Gelir, stok ve tahsilat raporları
• 🖨️ Tek sayfalık, profesyonel PDF iş emri çıktısı
• ⚙️ Firma logosu ve bilgileriyle özelleştirilebilir kimlik

1. Müşteri Yönetimi

Sistem, her müşteri için ad-soyad, firma adı (varsa), telefon, adres ve e-posta bilgilerini tutar.

Müşteri listesinde:

• İsme tıklayarak o müşterinin tüm iş emri geçmişini görebilirsiniz
• Sütun başlıklarına tıklayarak (ID, isim, firma, telefon, bakiye) sıralama yapabilirsiniz
• Üstteki arama kutusuyla anında filtreleme yapabilirsiniz
• Her müşterinin ödenmemiş toplam bakiyesi kırmızı/yeşil renkle otomatik hesaplanıp gösterilir

2. Araç Kayıtları ve Sahiplik Geçmişi

Her araç; plaka, marka, model, yıl, şasi no ve güncel kilometre bilgisiyle kayıt altına alınır.

Sistemin öne çıkan bir özelliği, araç sahiplik geçmişini otomatik olarak kaydetmesidir. Bir araç el değiştirdiğinde, eski ve yeni sahip bilgisi kaybolmadan sistemde saklanır — böylece “bu araç daha önce kimdeydi” sorusuna her zaman yanıt verilebilir.

3. İş Emri Sistemi

İş emri ekranı, sistemin en kapsamlı bölümüdür. Bir araç seçildiğinde müşterisi otomatik bulunur; giriş kilometresi ve kayıt tarihi (geçmişe dönük girişler için elle değiştirilebilir) belirlenerek iş emri açılır.

Açılan iş emri detay ekranında tek bir yerden şunlar yönetilir:

• Durum takibi: Bekliyor → İşlemde → Tamamlandı → Teslim Edildi (veya İptal). Durum değiştikçe tamamlanma ve teslim tarihleri otomatik önerilir, ama elle de düzeltilebilir.
• İşçilik/Hizmet kalemleri: “Yağ değişimi işçiliği”, “Tamir” gibi kalemler, müşteriye yansıyan fiyat ve (opsiyonel) gerçek maliyetiyle birlikte eklenir — dışarıya yaptırılan işlerde kar/zarar takibi için idealdir.
• Kullanılan parçalar: Depoda kayıtlı bir parça seçilebilir veya depoda olmayan bir parça anında elle girilebilir (parça adı, kodu, adet, maliyet, satış fiyatı). Elle girilen parça otomatik olarak stok kartına da işlenir.
• Notlar: Bir sonraki servis için hatırlatma niteliğinde notlar buraya yazılır. En güzel yanı: aynı araç ve aynı müşteri için bir sonraki iş emri açıldığında bu not otomatik olarak yeni iş emrinin açıklama alanına taşınır — geçmiş kayıtları tek tek kontrol etmeye gerek kalmaz.
• Ödeme/Tahsilat: Nakit, kredi kartı, banka havalesi veya tedarikçiye borç mahsubu (tamirhanenin bir yedek parçacıya olan borcunu, müşteriden tahsil edilecek tutarla kapatma) yöntemleriyle kısmi veya tam ödeme kaydedilir. Toplam tutar, ödenen ve kalan bakiye anlık hesaplanır.
• Fotoğraf/Diagnostik ekleri: Araç fotoğrafı veya arıza tarama cihazından alınan ekran görüntüsü, açıklamasıyla birlikte yüklenebilir.

İş emirleri listesinde plaka, marka, model, müşteri, durum, tutar ve bakiye sütunlarına göre filtreleme ve sıralama yapılabilir; tarihe tıklandığında ise düzenleme ekranına girmeden hızlı bir özet penceresi açılır.

4. Parça ve Stok Takibi

Parçalar; ad, kod, tür (Orijinal / Yan Sanayi / Çıkma), stok adedi, alış ve satış fiyatıyla tanımlanır. Yeni stok girişleri (satın almalar) ayrı bir ekrandan kaydedilir ve stok adedini otomatik artırır.

Bir iş emrinde parça kullanıldığında stok otomatik düşer; kullanım iptal edilir veya iş emri silinirse stok otomatik iade edilir. Bu sayede elle stok güncellemesi yapma ihtiyacı ortadan kalkar, gerçek zamanlı ve hatasız bir stok tablosu elde edilir.

5. Raporlama

Sistem, işletmenin genel durumunu tek bakışta görebileceğiniz dört rapor sunar:

• Gelir raporu: Seçilen tarih aralığındaki (son 7/30/90 gün veya 1 yıl) toplam tahsilat, günlük dağılım grafiğiyle birlikte
• En çok kullanılan parçalar: Hangi parça ne sıklıkla kullanılmış, toplam kaç TL’lik satış yapılmış
• Düşük stoklu parçalar: Belirlediğiniz eşiğin altındaki parçalar, tükenenler ayrıca vurgulanarak
• Bekleyen tahsilatlar: Ödemesi tamamlanmamış tüm iş emirleri, bakiyeye göre büyükten küçüğe sıralı

6. Profesyonel PDF Çıktısı

Herhangi bir iş emri için tek tıkla, müşteriye teslim edilebilecek nitelikte, tek sayfalık bir PDF oluşturulur. PDF; firma logonuzu ve bilgilerinizi, araç/müşteri detaylarını, yapılan işlemleri, kullanılan hizmet ve parçaları, toplam / ödenen / bakiye bilgisini ve imza alanını içerir.

7. Firma Kimliği ve Özelleştirme

“Ayarlar” ekranından kendi firma logonuzu yükleyebilir; firma adı, adres, vergi dairesi/numarası ve birden fazla yetkili kişi bilgisini (isim + telefon) kaydedebilirsiniz. Bu bilgiler otomatik olarak PDF çıktılarında kullanılır.

Neden Oto Servis Takip Sistemi?

Piyasadaki hazır tamirhane programları genelde “herkese uyan” bir kalıpla gelir — ihtiyacınız olmayan onlarca özelliği barındırırken, sizin işletmenize özgü küçük ama kritik detayları desteklemez. Çok fazla detay, karmaşlığa neden olabilir.

Bu sistem ise gerçek ihtiyaçlar doğrultusunda olabildiğince sadeleştirilmiş olup, basit arayüzü ile kullanımı çok kolaydır. Hafif yapısı ile her donanımda çok hızlı çalışır, aynı kablosuz ağda olan mobil cihazlar, telefonlar, tabletlerden erişim sağlanabilir bu da veri girişinde esneklik sağlar.

Nasıl Kullanabilirim?

Oto Servis Takip Sistemi yazılımını bu linkten indirebilirsiniz. Herhangi bir kurulum gerektirmez, doğrudan çalışır. Çalıştığı klasörde tamirhane.db adında bir veritabanı dosyası oluşturur ve tüm kayıtlar bu dosyada saklanır. Ayrıca yüklenen görseller için uploads diye klasör oluşturur.