Ses ve Konferans Nedir

Şirketinizin ses ve veri sistemlerini birleştirmek, irtibat halinde kalma ve bilgilerin paylaşımını kolaylaştırır. İş telefonunuzu ve bilgisayar ağınızı birleştirdiğinizde, ekip üyeleri nerede olurlarsa olsunlar birbirini kolayca bulabilir; ayrıca, gerçek ve potansiyel müşteriler hızla en iyi kaynaklara yönlendirilebilir.

İşletmeniz büyüdükçe, IP tabanlı iletişim teknolojisi, en az çaba ve harcamayla yeni çalışanlar, uzak ofisler ve uzaktan çalışanlar eklemenize olanak tanır. Her adımda, işletmenizin başarılı olmasına yardımcı olacak gerekli iletişim araçları ekibinizin kullanımında olur.

Hepsini Bir Araya Getirin

Tümleşik iletişimi anlamak için işletmenizin şu anda kullandığı tüm araçları düşünün: Ofis telefonu, cep telefonu, faks, Internet, sesli posta ve diğerleri. Daha sonra, kullandığınız tüm verimlilik uygulamalarını düşünün: Takvimler, konferans ve toplantı istemcileri, e-posta ve mesajlaşma. Bunlar artık, ayrı, birbirinden farklı araçlar olmak yerine, tek bir çözüm olarak aşağıdakileri gerçekleştirmek için birlikte çalışıyorlar:

• Ses, video ve Web teknolojisini kullanarak uzak konumlarla toplantılar düzenlemek
• Telefon etiketlemesi olmadan ekip üyelerinin birbirini doğrudan bulmasına yardımcı olmak
• Kablosuz cihazlar aracılığıyla önemli teknolojilere erişmek.
• Müşterileri, doğru zamanda doğru kişiye bağlamak
• Çalışanların her yerden çalışmasını sağlamak
• Yeni çalışanları kolayca ekleyip entegre ederek zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlamak
• İşletmenizi bilgisayar korsanlarından, virüslerden ve diğer güvenlik risklerinden korumak

Ses ve konferans özelliklerine sahip, tümleşik bir iletişim sisteminin her bir parçasının, bunları gerçekleştirmek için birlikte nasıl çalıştıklarını buradan öğrenebilirsiniz.

IP telefonu
Çevir sesi, aktarma, bekletme, telefon konferansı ve diğer standart özellikleri içeren telefon hizmeti, veri ağınız aracılığıyla bağlanır. Çalışanlar, çağrıları bulundukları yerden bağımsız olarak şirketinizdeki herhangi bir kişiye aktarabilir ve uzaktan çalışanlar, ofis ile kurulan güvenli bir Sanal Özel Ağ (VPN) bağlantısı aracılığıyla tüm telefon hizmetlerine erişebilir.

Yazılım
Ses ve konferans yazılımı, çalışanlarınızın toplantılar için kolayca konferans çağrıları oluşturmalarını, sunumları paylaşmalarını, video konferans aracılığıyla birbirilerini görmelerini ve diğer şeyler dışında birbirilerine anlık mesajlar göndermelerini sağlar. Bunların tümü, kullanımı kolay tek bir ön uç üzerinden kullanılabilir.

Varlık çözümleri
Artık telefon etiketlemeyecek veya ofis dışındaki birine ulaşmaya çalışmakla zaman kaybetmeyeceksiniz. “Varlık” uygulamaları (bir kişinin çevrimiçi uygunluk durumunu gerçek zamanlı olarak gösterir), bir iş arkadaşınızın uygun olup olmadığını, bulunduğu yeri ve iletişim bilgilerini gerçek zamanlı olarak kontrol etmenizi sağlar.

Tümleşik mesajlaşma
Tüm e-postalarınızı, sesli mesajlarınızı ve fakslarınızı e-posta gelen kutunuza aldığınızı hayal edin. Tümleşik mesaj bunu size sağlıyor. Size, her gün kullandığınız araçlarla bağlı kalmanın kolay bir yolunu sunuyor.

Zengin medya konferansı
Konferans çözümleri, uzaktan çalışanların ve ekiplerin ses, video, Web veya bu üçünün bir birleşimini kullanarak konferanslar düzenlemesini sağlar. Zengin medya konferansı, herkesin kolayca katılabileceği ve daha iyi bir işbirliği gerçekleştirebileceği toplantılar düzenlemenize olanak tanır.

İşletmeler Ses ve Konferansı Nasıl Kullanır

Ses ve konferans araçları iletişimi geliştirerek müşteri hizmetlerini daha iyi sunmanıza, çalışanların hareket halindeyken de çalışmalarını sağlamanıza ve iş ortaklarınıza tedarik zinciri erişimi sunmanıza yardımcı olur.

İşletmelerin ses, konferans ve tümleşik iletişim çözümlerinden yararlanma şekillerinin bazılarını aşağıda görebilirsiniz:

Müşteri İletişimi

• Müşterilerin işletmenize kolay bir şekilde, anında erişmesini sağlama
• Müşteri aradığında, bilgilerini çalışanların ekranında açma

Müşteri iletişim merkezi teknolojisiyle, tümleşik iletişim çözümünün bir parçası olarak şirketiniz faks, e-posta veya “sohbet için tıklatın” gibi çeşitli iletişim seçenekleri sunabilir. Çözüm, destek ekibinizin daha hızlı, daha hedefli hizmet sağlaması için bunların tümünü bir araya getirir.

Mobilite

• Uzak alanlardan ofise ses, video veya veri erişimi sağlama
• Uzak konferans için zengin seçenekler sağlama
• Mobil çalışan erişebilirliğini ve yanıt verebilirliğini geliştirme

Çalışanlar artık yalnızca masalarında oturmuyor; satış görüşmeleri için dışarıya çıkıyorlar, havaalanındalar, evlerindeler veya şirketinizin başka bir yerindeler. Çalışanlar, işle ilgili gelen tüm çağrılarını tek bir iş telefonu numarasında (cep telefonlarında, ev ofis telefonlarında veya herhangi bir geçici dışarıdan çalışma telefonunda) birleştirebilir ve çalıştıkları yerden çağrıları hemen alabilirler.

İşbirliği

• İşbirliği araçlarına kolay erişim
• Koordinasyonu kolaylaştırmak için takvim oluşturma ve mesajlaşma

Ses, konferans ve tümleşik iletişim çözümleri, sesli toplantılar ve Web konferansları, video, sesli posta ve diğer olanakları gerçekleştirmek için gereken işbirliği araçlarına, çeşitli kablolu ve kablosuz cihazlarda bulunan kullanımı kolay tek bir arayüz üzerinden erişim sağlar.

Azalan Maliyetler, Artan Üretkenlik

• IP telefon sistemleri, telefon ücretlerinden tasarruf etmenize yardımcı olur
• Birleşik ses ve veri ağı, kuruluş ve yönetimi basitleştirir
• Tümleşik mesajlaşma, mesajları yönetmek için harcanan zamanı azaltır
• Ses ve Web konferansı, üretkenliği artırır ve seyahat maliyetlerini azaltır

Aslında, ses ve veri için birleşik bir ağ kullanılması, bazı şirketlerde uzak mesafe ücretlerinden, yönetim maliyetlerinden ve seyahat harcamalarından binlerce Dolarlık tasarruf edilmesini ve daha fazla verimlilik elde edilmesini sağlamıştır.

Ses ve Konferansa Başlarken

Başlamaya hazır mısınız? Göz önünde bulundurmanız gereken noktaları aşağıda görebilirsiniz:

Mevcut ağınızın durumu
Genel bir kural olarak yeni ağlar, ses ve konferans için daha güçlü bir altyapı sağlar. İşleme başlarken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

• Eskilik – Ağınız beş yaşından eskiyse, yenilenmesi için bu iyi bir fırsat olabilir.
• Satıcı girişi – Satıcı ortağınız, ağ kapasitesi ve hazır olma durumunu belirlemek için bir değerlendirme yapabilir.

Telefon sisteminiz
Bir IP telefon sistemine geçiyorsanız, mevcut sesli iletişim sisteminizi ne yapacaksınız? Şirketinizin PBX sistemini kaldırmanıza gerek yoktur; tümleşik bir ağa kendi başınıza geçebilirsiniz. Bu, şirketinizin yeni IP telefon sistemine kendi başına geçmesine olanak tanır.

Çalışan katkısı
Şirketinizin bir yatırım getirisi elde edebilmesi için çalışanların gerçekten kullanacağı bir sisteminizin olması gerekir. Çalışanlarınızın aşağıdakileri anlamasına yardımcı olun:

• Bu değişiklikleri yapma nedeniniz – Yeni bir sistemi kullanmak çalışanları motive eder ve yeni sistemin kendileri ve şirket için önemini anlarlarsa, kendi taraflarında bazı ayarlamaları yapabilirler.
• Yapmaları gerekenler – İnsanlar, katılımda bulundukları değişikliklere daha çok yatırım yapar. Çalışanların, geçiş sırasında veya süreç tamamlandıktan sonra çalışmalarını veya bilgileri paylaşmalarını istediğiniz yöntemleri çalışanlarla paylaşın.
• Ne yarar elde edecekleri – Ses ve konferansın geri dönüşü önemli olacaktır. Bu faydaları çalışanlara anlatarak değişikliği kabul etmelerini sağlayın.

Eğitim
Ses ve konferans, çalışanların bilgileri paylaşmaları ve irtibat halinde olmaları için yeni ve güçlendirici yöntemler sunar. Eğitim ile daha fazla üretkenliğe, gelişmiş iletişime ve zamandan tasarrufa hızlı ve kolay bir şekilde erişebilirsiniz. Eğitim, bu araçlardan tam olarak yararlanılmasının ve çalışanların, yatırımınızdan en yüksek getiriyi elde etmesinin sağlanması açısından önerilir. Eğitiminiz için en uygun zaman ve ekibinize yararların en iyi nasıl anlatılabileceği konusunda satıcınızla görüşün.

Güvenlik
Şirketinizin altyapısını, bilgilerini ve uygulamalarını koruması gerekir. İyi güvenlik planlaması, bu kapsamın mevcut ve ortaya çıkan tehditleri önlemek için yerinde olmasını sağlar.

• Ekibinizin farklı üyeleri için farklı düzeylere mi gereksinim duyuyorsunuz?
• Herhangi bir cihaz türünden bilgilere ve ağlara kimlerin eriştiğini denetleyebilecek misiniz?
• Sistem, şirket iletişimini nasıl koruyacak ve şirket bilgilerine istenmeyen erişimi nasıl kısıtlayacak?
• Çözümünüz, kısa vadede mi, yoksa uzun vadede mi koruma sağlıyor?